ICS 01. 140.20 A 14 GE 中华人民共和国国家标准 GB/T 9705—2008 代替GB/T9705—1988 文书档案案卷格式 The filing forms of administrative archives 2008-11-13发布 2009-05-01实施 中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局 发布 中国国家标准化管理委员会 GB/T 9705—2008 前言 本标准代替GB/T9705一1988《文书档案案卷格式》。 本标准与GB/T9705—1988相比主要变化如下： 标准的总体编排和结构按GB/T1.1一2000进行了修改； 增加了前言； 一修改了硬卷皮封面和封底尺寸、软卷皮封皮和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸； 一增加“归档号”为硬卷皮卷脊项目； 调整档号章项目，并增加档号章的填写要求 本标准的附录 A、附录 B、附录 C、附录 D、附录 E、附录 F、附录 G、附录 H、附录 I、附录J是规范性 附录。 本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位：国家档案局、厦门市档案局 本标准主要起草人：曹丽、宋扬、朱燕秋、丁德胜。 本标准于1988年9月5日首次发布。 GB/T9705—2008 文书档案案卷格式 1范围 本标准规定了文书档案案卷格式的内容构成和基本方法。 本标准适用于按立卷方法整理档案的我国各级各类档案馆（室）和文书处理部门。 2术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 2. 1 文书档案administrativearchives 反映党务、行政管理等活动的档案。 2. 2 案卷file 由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 3案卷卷皮格式 文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。 3.1硬卷皮格式 3.1.1硬卷皮外形尺寸 封面尺寸规格采用310mm×220mm。 封底尺寸同封面尺寸。 封底三边（上，下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。 卷脊可根据需要分别设10mm、15mm、20mm三种厚度 用于成卷装订的卷皮，上，下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见附录A）。 本标准推荐使用250g无酸牛皮纸制作案卷硬卷皮。 3.1.2硬卷皮封面项目 封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具 体位置、尺寸见附录B。 3.1.3封面项目的填写方法 3.1.3.1全宗名称 全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委 员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为 “河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。 3.1.3.2类目名称 类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分 类体系的稳定性。 3.1.3.3案卷题名 案卷题名即案卷标题，一般由立卷人拟写。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内 容、文种。文字应力求简练、明确。 3.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月。 1 GB/T9705—2008 3.1.3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写 3.1.3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。 3.1.3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。 3.1.3.8档号的编制 封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。 案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 3.1.4卷脊项目 卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号、归档号，其排列格式尺寸见附录C 3.2软卷皮格式 使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。 3.2.1软卷皮外形尺寸 软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底采用长宽为297mm×210mm的规格见附录D。 3.2.2软卷皮封面项目 软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置见附录D。 3.2.3软卷皮封二项目 软卷皮封二项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸见附 录E。 软卷皮封二项目的填写方法同4.4卷内文件目录填写方法。 3.2.4软卷皮封三项目 软卷皮封三项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置见附录J。 软卷皮封三项目的填写方法同5.3卷内备考表填写方法。 3.3卷盒规格 3.3.1卷盒外形尺寸 采用310mm×220mm（长×宽），其厚度可根据需要分别设置30mm、40mm或50mm的规格 在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒（见附录F图F.1、图F.2、图F.3）。 3.3.2卷盒封面和卷脊格式 卷盒封面为空白面。 卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号 其中起止卷号填写X×-XX卷，其余项目的填写方法同硬卷皮格式。各项目具体位置、尺寸见附 录G。 3.4填写要求 填写案卷封面及卷脊时应使用符合耐久性要求的字迹材料，字迹工整 4卷内文件目录格式 4.1 目录用纸幅面尺寸 采用国际标准A4型（即长×宽为297mm×210mm）。 4.2页边与文字区尺寸 卷内目录用纸上白边（天头）宽（20土0.5）mm 卷内目录用纸下白边（地脚）宽（15士0.5）mm 卷内目录用纸左白边（订口）宽（25士0.5）mm 卷内目录用纸右白边（翻口）宽（15士0.5）mm（见附录H） 2 GB/T9705—2008 4.3卷内文件目录项目 包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸见附录H。 4.4卷内文件目录填写方法 4.4.1顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。 4.4.2文号：文件制发机关的发文字号。 4.4.3责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。 机关团体责任者可著录统一规范的通用简称，不得著录“本市”、“本局”。个人责任者一般只著录 姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用“（）”表示。联合行文的责 任者，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，两个责任者之间的间隔用“，”，被 省略的责任者用“[等]”表示。 4.4.4题名：即文件的标题应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，应自拟标题，外加 “［」”号。 4.4.5日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”“月”“日”字。时间以8位数字表示，其中前4位 表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补“0”。 4.4.6页号：填写每件文件首页所对应的页号；最后一件文件，填写该件起止页号。卷内文件页号应从 1开始编制通号。 4.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页上端空白处（见附录1）。 4.4.8备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。 5卷内备考表格式 5.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸 均同卷内目录（见附录J）。 5.2卷内备考表项目 包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸见附录。 5.3卷内备考表填写方法 5.3.1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立卷后发生或发现的问题由 有关的档案管理人员填写并签名、标注时间 5.3.2立卷人：由责任立卷者签名。 5.3.3检查人：由案卷质量审核者签名 5.3.4立卷时间：立卷完成的日期。 6案卷各部分的排列格式 6.1使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是： 案卷封面一卷内文件目录一文件一备考表一封底。 6.2使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备 考表），以案卷号排列次序装人卷盒保存。 3